Wat zijn werkgeverslasten
Werkgeverslasten zijn alle kosten die je als werkgever maakt voor een werknemer bovenop het brutoloon. Het brutoloon zelf is het bedrag dat je met de werknemer hebt afgesproken en waaruit de loonheffing wordt ingehouden. De lasten daarbovenop ziet de werknemer meestal niet: ze staan niet als inhouding op zijn loonstrook, maar ze staan wél op jouw rekening.
Een werknemer kost je doorgaans 20 tot 35 procent meer dan zijn bruto jaarloon. Waar je in die bandbreedte zit, hangt af van de contractvorm (vast of flexibel), je sector en omvang (voor de Whk-premie), de pensioenregeling en de vergoedingen die je geeft. Wie een vacature begroot op het brutoloon alleen, komt daarom altijd geld tekort.
Het is nuttig om drie lagen uit elkaar te houden:
- Wettelijk verplicht — vakantiegeld, premies werknemersverzekeringen, werkgeversheffing Zvw. Deze heb je bij elke werknemer.
- Verplicht door cao of pensioenfonds — pensioenpremie, toeslagen, aanvullingen bij ziekte, soms een reiskostenregeling.
- Vrijwillig — vergoedingen boven het cao-minimum, opleidingen, een laptop, een auto van de zaak.
Het brutoloon als basis, plus vakantiegeld
Alles begint bij het brutoloon: het maandloon of vierwekenloon uit de arbeidsovereenkomst, inclusief vaste toeslagen. Het mag niet lager zijn dan het wettelijk minimumloon, dat sinds 2024 als uurloon is vastgesteld: per 1 januari 2026 € 14,71 per uur voor werknemers van 21 jaar en ouder, en per 1 juli opnieuw geïndexeerd.
Bovenop het brutoloon komt het vakantiegeld: minimaal 8 % van het brutoloon, meestal uitbetaald in mei of juni. Omdat het pas dan wordt uitbetaald, vergeten werkgevers het makkelijk in de maandelijkse kosten. Verstandig is om het elke periode te reserveren; dan is de uitbetaling in mei geen verrassing en klopt je maandbeeld het hele jaar. Over het vakantiegeld betaal je bovendien dezelfde premies als over het gewone loon, zodat de werkgeverslasten in de maand van uitbetaling ook hoger zijn.
Twaalf maandlonen plus 8 % vakantiegeld is 12 × 1,08 = 12,96 maandlonen per jaar. Bij een dertiende maand uit de cao wordt dat 13,96. Dat getal is de basis voor alle premies hieronder.
Premies werknemersverzekeringen en Zvw
De grootste post na het loon zelf zijn de premies die je afdraagt via de loonaangifte. Ze worden berekend over het premieloon (het loon voor de werknemersverzekeringen, ongeveer gelijk aan het brutoloon plus vakantiegeld min eventuele pensioenpremie) tot het maximumpremieloon van ruim € 75.000 per jaar. Boven dat bedrag betaal je geen premie meer, wat de lasten bij hoge salarissen relatief lager maakt.
| Premie | Waarvoor | Hoogte |
|---|---|---|
| WW (Awf) | Werkloosheidsverzekering | Laag tarief bij een vast contract met vaste uren, hoog tarief bij een flexibel contract; het verschil is 5 procentpunt. |
| WIA basis (Aof) | Arbeidsongeschiktheid, basisdeel | Laag tarief voor kleine werkgevers, hoog tarief voor middelgrote en grote. |
| Whk (WGA en ZW-flex) | Arbeidsongeschiktheid en ziekte, gedifferentieerd deel | Per werkgever; kleine werkgevers betalen de sectorpremie. Zie Whk-premie. |
| Zvw-werkgeversheffing | Bijdrage Zorgverzekeringswet | 6,10 % van het Zvw-loon, tot het maximum. |
Al deze premies betaalt de werkgever. De enige uitzondering is de helft van het WGA-deel van de Whk-premie, die je op het nettoloon van de werknemer mag verhalen. De precieze percentages staan in de tabellen van de Belastingdienst en worden elk jaar per 1 januari opnieuw vastgesteld; het overzicht per premie lees je in premies werknemersverzekeringen.
De premies worden berekend met voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR): elke periode over het loon van het jaar tot dan toe, min wat al is afgedragen. Dat maakt dat een werknemer die in november boven het maximumpremieloon uitkomt, in december geen premie meer kost. Voor een gewoon salaris merk je er weinig van; voor een begroting is percentage × jaarloon nauwkeurig genoeg.
Pensioen, vergoedingen en cao-verplichtingen
Pensioenpremie
Val je onder een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds, dan is deelname geen keuze. De premie wordt meestal verdeeld tussen werkgever en werknemer; het werkgeversdeel is vaak het grootste en kan oplopen tot ruim tien procent van de pensioengrondslag (het loon min een franchise). Het werknemersdeel gaat van het brutoloon af en is geen werkgeverslast, maar wel iets wat je in de loonadministratie moet verwerken. Of je onder een fonds valt, controleer je bij de cao en de verplichtstelling van het fonds.
Onbelaste vergoedingen
Een reiskostenvergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer en een thuiswerkvergoeding van ruim € 2 per thuiswerkdag zijn onbelast en premievrij. Ze kosten dus precies wat je uitbetaalt, zonder opslag, maar ze tellen wel mee in wat een werknemer je kost. Bij een woon-werkafstand van 20 kilometer en vier kantoordagen per week loopt dat op tot ruim honderd euro per maand.
Cao-toeslagen en aanvullingen
Een cao kan een dertiende maand, een eindejaarsuitkering, onregelmatigheidstoeslagen of een aanvulling van het loon tot 100 % bij ziekte voorschrijven. Die aanvulling is een echte kostenpost: de wet vraagt minimaal 70 % loondoorbetaling bij ziekte, veel cao's maken daar in het eerste jaar 100 % van.
Indicatieve verdeling van de totale loonkosten voor het rekenvoorbeeld hieronder. De verhouding hangt af van contractvorm, sector en pensioenregeling.
Rekenvoorbeeld: wat kost een werknemer van € 3.450 bruto
Een werknemer met een vast fulltimecontract, € 3.450 bruto per maand, bij een kleine werkgever met een pensioenregeling en 400 kilometer woon-werkverkeer per maand. De premiebedragen zijn indicatief en afgerond; de werkelijke percentages staan in de tabellen van de Belastingdienst en je Whk-beschikking.
De werknemer ziet op zijn strook een nettoloon van rond de € 2.750 plus reiskosten. Het verschil tussen wat hij ontvangt en wat jij betaalt is dus bijna € 1.800 per maand, en het grootste deel daarvan gaat naar de Belastingdienst: als ingehouden loonheffing én als werkgeverspremies.
Zo doen wij dit
Werkgeverslasten per periode, per werknemer, als PDFPayflo rekent bij elke verloning de werkgeverslasten mee: brutoloon, de vakantiegeldreservering, de premies werknemersverzekeringen en Zvw (cumulatief, VCR, tot het maximumpremieloon), de Whk-premie uit je premie-instellingen en het werkgeversdeel van het pensioen. Je ziet het als overzicht en exporteert het als PDF voor je boekhouder of begroting.
Liever geen omkijken? Payflo is een loonadministratiekantoor uit Kampen: wij doen dit voor je, met onze eigen software. Straks doe je het zelf, als je wilt.
Mail ons over je loonadministratieKosten die niet op de loonstrook staan
De loonadministratie laat de directe loonkosten zien. Wie wil weten wat een werknemer per gewerkt uur kost, moet ook meerekenen wat er betaald wordt zonder dat er wordt gewerkt, en wat er om het dienstverband heen hangt.
- Vakantiedagen — minimaal vier keer de wekelijkse arbeidsduur, dus twintig dagen bij een fulltimecontract, plus bovenwettelijke dagen uit de cao. Zie wettelijke vakantiedagen. Die dagen betaal je door, terwijl er geen productie tegenover staat.
- Feestdagen en verzuim — ook betaalde uren zonder werk. Een gemiddeld verzuimpercentage van een paar procent kost je een paar procent van de loonsom.
- Verzuimverzekering — veel kleine werkgevers verzekeren de loondoorbetaling bij ziekte. De premie is een percentage van de loonsom en hoort bij de werkgeverslasten, ook al loopt hij buiten de loonaangifte om.
- Arbodienst en RI&E — wettelijk verplicht zodra je personeel hebt.
- Werkplek en middelen — laptop, telefoon, gereedschap, werkkleding; deels onbelast via de werkkostenregeling.
- Administratie — de tijd of de kosten van de loonadministratie zelf.
Een oproep- of tijdelijk contract lijkt goedkoper, maar de WW-premie is dan 5 procentpunt hoger. Bij een jaarloon van € 40.000 is dat € 2.000 per jaar extra. Ook als een vast contract binnen het jaar meer dan 30 % overwerk kent, kan achteraf het hoge tarief gelden.
Loonkosten begroten in vijf stappen
- Begin bij het bruto jaarloon met vakantiegeld
Maandloon × 12 × 1,08. Voeg een dertiende maand of eindejaarsuitkering uit de cao toe als die geldt.
- Tel de werkgeverspremies erbij
WW (laag of hoog), Aof, Whk uit je beschikking en de Zvw-heffing, allemaal over het premieloon tot het maximum. Gebruik de percentages van het lopende jaar uit het Handboek Loonheffingen.
- Voeg pensioen en vergoedingen toe
Het werkgeversdeel van de pensioenpremie, reiskosten, thuiswerkvergoeding en vaste kostenvergoedingen uit de cao.
- Reken de indirecte kosten mee
Verzuimverzekering, arbodienst, werkplek en administratie. Voor een kostprijs per uur deel je door het aantal werkbare uren na aftrek van vakantie en feestdagen.
- Herhaal elk jaar in januari
Premiepercentages, maximumpremieloon, minimumloon en de Whk-beschikking wijzigen elk jaar. Een begroting van vorig jaar is in januari al verouderd.
Neem je voor het eerst iemand aan, lees dan ook je eerste werknemer aannemen: daar staan de stappen die aan de eerste loonbetaling voorafgaan.
Veelgestelde vragen over werkgeverslasten
Hoeveel procent werkgeverslasten moet ik rekenen bovenop het brutoloon?
Als vuistregel 20 tot 35 procent bovenop het bruto jaarloon inclusief vakantiegeld, afhankelijk van contractvorm, sector en pensioenregeling. Bij een flexibel contract, een hoge Whk-premie of een royale pensioenregeling zit je aan de bovenkant.
Zijn de premies werknemersverzekeringen kosten voor de werkgever of voor de werknemer?
Voor de werkgever. De premies WW, WIA, Whk en de werkgeversheffing Zvw betaal je bovenop het brutoloon en ze staan niet als inhouding op de loonstrook. Alleen maximaal de helft van de WGA-premie mag op het nettoloon van de werknemer worden verhaald.
Is het minimumloon ook de minimale werkgeverslast?
Nee. Het wettelijk minimumuurloon is het brutoloon dat je minimaal moet betalen. Daar komen altijd nog 8 procent vakantiegeld en de werkgeverspremies bovenop, en eventueel pensioen en vergoedingen. Reken bij een minimumloon op minstens een kwart erbovenop.
Waarom veranderen mijn werkgeverslasten in januari en in mei?
In januari wijzigen de premiepercentages, het maximumpremieloon en vaak je Whk-beschikking. In mei of juni wordt het vakantiegeld uitbetaald, waarover ook premies verschuldigd zijn, zodat de lasten van die maand hoger zijn terwijl de reservering ervoor al het hele jaar liep.
Tellen ziekte en verlof mee in de werkgeverslasten?
Ja, indirect. Tijdens ziekte betaal je minimaal 70 procent van het loon door tot 104 weken, en tijdens vakantie het volledige loon, zonder dat er wordt gewerkt. Wie de kosten per gewerkt uur wil weten, moet die niet-productieve uren meerekenen.
- Belastingdienst, Handboek Loonheffingen 2026 — premies werknemersverzekeringen, werkgeversheffing Zvw, maximumpremieloon, VCR.
- Rijksoverheid — wettelijk minimumloon per 1 januari 2026, vakantiebijslag en vakantiedagen (Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag; Burgerlijk Wetboek art. 7:634 en 7:629).
- UWV — premiebesluiten Awf, Aof en Werkhervattingskas 2026.
- Wet financiering sociale verzekeringen — premieheffing werknemersverzekeringen.
Bedragen en percentages gelden voor belastingjaar 2026, zijn afgerond en in het rekenvoorbeeld indicatief. Controleer voor je eigen situatie altijd de actuele publicaties, je cao en je Whk-beschikking.