Wat is een cao
Een cao, voluit collectieve arbeidsovereenkomst, is een schriftelijke overeenkomst tussen een of meer werkgevers of werkgeversorganisaties aan de ene kant en een of meer vakbonden aan de andere kant. Erin staan de arbeidsvoorwaarden die gelden voor alle werknemers die onder de cao vallen: loon, werktijden, toeslagen, verlof, pensioen, opzegtermijnen en vaak ook regels over scholing en ziekte. Een cao geldt voor een bedrijfstak (zoals de bouw, de horeca of de metaal) of voor één onderneming.
De wet stelt de ondergrens: het wettelijk minimumloon, minimaal 8 % vakantiegeld, vier keer de wekelijkse arbeidsduur aan vakantiedagen, 70 % loondoorbetaling bij ziekte. Een cao mag van die wettelijke regels alleen afwijken in het voordeel van de werknemer. In de praktijk ligt het cao-loon boven het minimumloon, zijn er meer vakantiedagen en wordt bij ziekte in het eerste jaar aangevuld tot 100 %.
Cao's worden voor een bepaalde looptijd afgesloten, meestal één tot twee jaar, en daarna opnieuw onderhandeld. De loonsverhogingen die je in het nieuws hoort ("3,5 % erbij per 1 januari") zijn afspraken uit zo'n nieuwe cao.
Wanneer is een cao verplicht
Niet elke werkgever valt onder een cao. Of je gebonden bent, hangt af van twee dingen: lidmaatschap en algemeenverbindendverklaring.
Gebonden door lidmaatschap
Ben je lid van een werkgeversorganisatie die de cao heeft afgesloten, dan ben je gebonden aan die cao voor al je werknemers, ook de werknemers die geen lid zijn van een vakbond. Dat volgt uit de Wet op de collectieve arbeidsovereenkomst.
Algemeen verbindend verklaard (avv)
De cao-partijen kunnen de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid vragen de cao algemeen verbindend te verklaren. Gebeurt dat, dan geldt de cao voor alle werkgevers en werknemers in de bedrijfstak, ook voor werkgevers die nergens lid van zijn. De meeste grote bedrijfstak-cao's zijn avv. Een avv geldt voor de looptijd van de cao, maximaal twee jaar, en moet bij elke nieuwe cao opnieuw worden aangevraagd. In de tussentijd, tussen het aflopen van de oude avv en het uitspreken van de nieuwe, zijn niet-gebonden werkgevers formeel vrij, al blijven bestaande arbeidsvoorwaarden natuurlijk gelden.
Vrijwillig toegepast
Val je nergens onder, dan kun je een cao alsnog van toepassing verklaren in de arbeidsovereenkomst (een incorporatiebeding). Dat geeft duidelijkheid voor beide partijen en scheelt het zelf uitschrijven van alle voorwaarden. Je bindt jezelf dan wel aan toekomstige wijzigingen van die cao.
Bepalingen in een arbeidsovereenkomst die in strijd zijn met een verplichte cao zijn nietig. De werknemer kan het te weinig betaalde loon tot vijf jaar terug vorderen, met wettelijke verhoging en rente. Bij avv-cao's controleren cao-fondsen en de Nederlandse Arbeidsinspectie actief.
Welke cao geldt voor jouw bedrijf
De sleutel is de werkingssfeerbepaling: het artikel, meestal helemaal vooraan in de cao, dat beschrijft welke bedrijven eronder vallen. Het gaat om de werkelijke activiteit van je bedrijf, niet om de naam of de KvK-omschrijving. Een schildersbedrijf dat vooral stuct, kan onder een andere cao vallen dan het denkt. Bij gemengde activiteiten telt meestal de hoofdactiviteit, gemeten in arbeidsuren of omzet.
Zo controleer je het:
- Website van SZW — op uitvoeringarbeidsvoorwaardenwetgeving.nl staan alle aangemelde cao's, met de avv-besluiten en de looptijd.
- Brancheorganisatie — die weet welke cao in de sector geldt en of er een verplicht gesteld pensioenfonds bij hoort.
- Pensioenfonds — verplichtstellingen van bedrijfstakpensioenfondsen hebben een eigen werkingssfeer, die niet altijd gelijk is aan die van de cao. Beide moet je apart controleren.
- Sectorindeling van de Belastingdienst — de sector voor de Whk-premie is een aanwijzing, maar geen bewijs; de indeling is fiscaal, niet arbeidsrechtelijk.
Twijfel je, laat het dan uitzoeken vóór je de eerste werknemer aanneemt. Achteraf een cao alsnog moeten toepassen is duurder dan vooraf een adviesuur. In je eerste werknemer aannemen staat waar deze controle in het traject valt.
Wat een cao regelt: loon, toeslagen, verlof en pensioen
De inhoud verschilt per cao, maar de meeste regelen dezelfde onderwerpen. Voor de loonadministratie zijn dit de belangrijkste:
| Onderwerp | Wat de cao bepaalt | Wet als er geen cao is |
|---|---|---|
| Loonschalen | Functiegroepen met per groep een schaal van periodieken; het loon stijgt jaarlijks een trede tot het maximum. | Alleen het wettelijk minimumuurloon (€ 14,71 per 1 januari 2026, 21 jaar en ouder). |
| Loonsverhogingen | Vaste percentages op vaste datums, soms met een eenmalige uitkering. | Geen recht op verhoging, behalve de indexatie van het minimumloon. |
| Toeslagen | Overwerk (bijvoorbeeld 125 % of 150 %), onregelmatigheid, ploegendienst, feestdagen, consignatie. | Geen wettelijke toeslag; overwerk minimaal tegen het minimumloon. |
| Vakantie | Bovenwettelijke dagen (vaak 24 of 25 in totaal), soms leeftijdsdagen; vakantiegeld soms meer dan 8 %. | 4 × de wekelijkse arbeidsduur; 8 % vakantiegeld. Zie wettelijke vakantiedagen. |
| Ziekte | Aanvulling tot 100 % in het eerste jaar en vaak 70 tot 90 % in het tweede; regels over wachtdagen. | 70 % van het loon, maximaal 104 weken, in het eerste jaar minimaal het minimumloon. Zie loondoorbetaling bij ziekte. |
| Pensioen | Deelname aan het bedrijfstakpensioenfonds, met premieverdeling werkgever/werknemer. | Geen verplichting, tenzij een verplichtstelling van een fonds geldt. |
| Werktijden en contracten | Fulltime-norm (36, 38 of 40 uur), roosters, proeftijd, opzegtermijnen, regels voor oproepkrachten. | Arbeidstijdenwet en Burgerlijk Wetboek. |
Voor werknemers betekent dit dat het contractloon zelden het hele verhaal is: een toeslag van 25 % op een avonddienst of een extra trede per jaar kan meer opleveren dan een onderhandeling over het basisloon. Voor werkgevers betekent het dat elk van deze afspraken in de loonadministratie moet worden vertaald naar een looncomponent of een mutatie, met het juiste percentage en de juiste belasting: een overwerktoeslag valt onder het bijzonder tarief, een vaste ploegentoeslag onder de gewone tabel.
Rekenvoorbeeld: één maand loon volgens de cao
Een werknemer in functiegroep 4, trede 3 van een fictieve bedrijfstak-cao met een fulltime-norm van 38 uur. In augustus werkt hij 8 uur over tegen 125 % en draait hij 20 avonduren met 20 % onregelmatigheidstoeslag. De pensioenpremie wordt verdeeld: twee derde werkgever, een derde werknemer. Bedragen zijn afgerond en illustratief.
Aandeel van elk onderdeel in het totale bruto van het voorbeeld. In sectoren met veel avond- en weekendwerk kan het toeslagdeel oplopen tot een vijfde van het loon.
Zo doen wij dit
Cao-gegevens per jaar, toeslagen als looncomponent of mutatiePayflo houdt landelijke cao-gegevens per jaar bij en biedt sjablonen met standaardwaarden waaruit je voor je bedrijf kiest. Vaste toeslagen zet je als looncomponent op de werknemerkaart, overwerk en incidentele toeslagen voer je per periode in als mutatie, en Payflo past vanzelf de juiste tabel of het bijzonder tarief toe. Vraag de assistent wat een toeslag netto oplevert; die rekent het uit met de instellingen die erachter zitten.
Liever geen omkijken? Payflo is een loonadministratiekantoor uit Kampen: wij doen dit voor je, met onze eigen software. Straks doe je het zelf, als je wilt.
Mail ons over je loonadministratieDe cao in de loonadministratie en de loonaangifte
Een cao toepassen is meer dan het juiste uurloon invullen. Dit zijn de plekken waar hij in de administratie terugkomt:
- Cao-code in de loonaangifte — in het nominatieve deel van elke loonaangifte staat per werknemer een cao-code van het ministerie van SZW. Valt de werknemer niet onder een cao, dan is daar een aparte code voor. De code wordt gebruikt voor statistiek en voor de controle op avv-naleving.
- Loonschaal en trede — leg vast in welke schaal en trede een werknemer zit en wanneer de volgende periodiek valt; dat voorkomt vergeten verhogingen.
- Cao-verhogingen — een collectieve verhoging per een vaste datum moet bij alle werknemers tegelijk worden doorgevoerd, soms met terugwerkende kracht als de cao laat is afgesloten. Dat levert een nabetaling op die tegen het bijzonder tarief wordt belast.
- Verlofsoorten — wettelijke en bovenwettelijke dagen apart bijhouden, omdat ze een andere vervaltermijn hebben.
- Pensioenaangifte — bij een bedrijfstakpensioenfonds lever je periodiek de loongegevens aan het fonds aan, naast de loonaangifte bij de Belastingdienst.
Vermeld de naam van de cao en de functiegroep in de kop van de loonstrook. Werknemers kunnen dan zelf de loonschaal opzoeken, en bij een controle is meteen duidelijk welke voorwaarden je toepast.
Stappenplan: een cao correct toepassen
- Stel vast of je gebonden bent
Lidmaatschap van een werkgeversorganisatie, een avv-besluit op de website van SZW, of een incorporatiebeding in je contracten. Controleer ook de verplichtstelling van het pensioenfonds, apart van de cao.
- Deel elke werknemer in
Functiegroep op basis van de functieomschrijving in de cao, trede op basis van ervaring. Leg de indeling schriftelijk vast en vermeld hem in de arbeidsovereenkomst.
- Richt de looncomponenten in
Schaalloon, vaste toeslagen, pensioenpremie met de juiste verdeling, en de cao-code. Controleer of het schaalloon niet onder het actuele minimumuurloon zakt na een indexatie per 1 januari of 1 juli.
- Plan de cao-momenten
Loonsverhogingen, periodieken, uitbetaling van vakantiegeld of eindejaarsuitkering en de start van een nieuwe looptijd. Zet ze in de agenda; ze komen elk jaar terug.
- Volg de nieuwe cao
Bij een nieuwe cao of een nieuw avv-besluit: lees het onderhandelingsresultaat, pas de schalen en toeslagen aan en verwerk eventuele terugwerkende kracht als nabetaling.
Veelgestelde vragen over de cao
Ben ik als werkgever verplicht een cao toe te passen?
Alleen als je lid bent van een werkgeversorganisatie die de cao heeft afgesloten, of als de cao algemeen verbindend is verklaard en je bedrijf onder de werkingssfeer valt. Is geen van beide het geval, dan geldt het gewone arbeidsrecht en het wettelijk minimumloon, tenzij je de cao vrijwillig in de arbeidsovereenkomst opneemt.
Hoe weet ik welke cao voor mijn bedrijf geldt?
Kijk naar de werkingssfeerbepaling van de cao's in je branche: die beschrijft welke activiteiten eronder vallen. Alle aangemelde en algemeen verbindend verklaarde cao's staan op de website van het ministerie van SZW (uitvoeringarbeidsvoorwaardenwetgeving.nl). Bij twijfel vraag je het aan de brancheorganisatie of een adviseur.
Mag ik minder betalen dan de cao-loonschaal als de werknemer daarmee akkoord gaat?
Nee. Bepalingen in een arbeidsovereenkomst die in strijd zijn met een toepasselijke cao zijn nietig; de cao-bepaling geldt dan automatisch. De werknemer kan het verschil tot vijf jaar terug vorderen, en bij een avv-cao kan ook de Inspectie of een cao-fonds handhaven.
Wat gebeurt er als een cao afloopt en er nog geen nieuwe is?
Voor leden van de cao-partijen werkt de oude cao meestal na in de individuele arbeidsovereenkomsten. Een algemeenverbindendverklaring loopt af op de einddatum; niet-gebonden werkgevers hoeven daarna niet meer te volgen tot een nieuwe avv is uitgesproken. Bestaande arbeidsvoorwaarden blijven wel gelden.
Wat is de cao-code in de loonaangifte?
Een code van het ministerie van SZW die per werknemer aangeeft onder welke cao hij valt. Je vult hem in het nominatieve deel van de loonaangifte in; is er geen cao van toepassing, dan gebruik je de daarvoor bestemde code. De lijst staat in de gegevensspecificaties van de Belastingdienst.
- Wet op de collectieve arbeidsovereenkomst (Wet CAO), art. 1, 9, 12 en 14; Wet op het algemeen verbindend en het onverbindend verklaren van bepalingen van collectieve arbeidsovereenkomsten (Wet AVV).
- Ministerie van SZW — cao-aanmelding en avv-besluiten, uitvoeringarbeidsvoorwaardenwetgeving.nl.
- Rijksoverheid — wettelijk minimumloon 2026, vakantiedagen en loondoorbetaling bij ziekte (Burgerlijk Wetboek art. 7:629 en 7:634).
- Belastingdienst, Handboek Loonheffingen 2026 en gegevensspecificaties aangifte loonheffingen — cao-code en bijzondere beloningen.
De cao in het rekenvoorbeeld is fictief. Bedragen gelden voor belastingjaar 2026 en zijn afgerond. Controleer voor je eigen situatie altijd de tekst van de cao die op jou van toepassing is.