Wat is de loonaangifte
De loonaangifte is de periodieke opgave die je als inhoudingsplichtige werkgever elektronisch bij de Belastingdienst indient. Erin staat wat je aan loon hebt betaald en wat je daarover hebt ingehouden en verschuldigd bent: de loonheffing (loonbelasting en premie volksverzekeringen), de premies werknemersverzekeringen en de werkgeversheffing Zorgverzekeringswet. Aangifte doen en betalen zijn twee losse handelingen met elk een eigen deadline.
De aangifte is meer dan een belastingformulier. De Belastingdienst geeft de gegevens door aan UWV, dat er de polisadministratie mee vult. Daaruit komen later de hoogte van een WW- of WIA-uitkering, de vooraf ingevulde aangifte inkomstenbelasting en de gegevens voor toeslagen. Een fout in de loonaangifte werkt dus door tot ver buiten je eigen administratie, en dat is de reden dat correcties zo serieus worden genomen.
Wie aangifte moet doen, volgt uit de aanmelding als werkgever. Zodra je een loonheffingennummer hebt, verwacht de Belastingdienst voor elk tijdvak op de aangiftebrief een aangifte, ook als je in een tijdvak niemand hebt betaald. Een nihilaangifte is dan een gewone aangifte met nullen erin.
Aangiftetijdvak en deadline
Het aangiftetijdvak is de periode waarover je aangifte doet. Bij de aanmelding kies je tussen een kalendermaand en een periode van vier weken; een jaartijdvak bestaat, maar wordt zelden toegekend. De keuze staat op de aangiftebrief die je aan het begin van elk jaar ontvangt, samen met de precieze uiterste datums en het betalingskenmerk per tijdvak. Bewaar die brief; alles wat je in dit artikel leest over deadlines is daaraan ondergeschikt.
| Tijdvak | Aantal per jaar | Uiterste datum aangifte en betaling |
|---|---|---|
| Kalendermaand | 12 | De laatste dag van de maand die op het tijdvak volgt. Loon van augustus: uiterlijk 30-09-2026. |
| Vier weken | 13 | Vier weken plus enkele dagen na afloop van de periode; de exacte datum staat per periode op de aangiftebrief. |
| Jaar | 1 | Alleen in uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld bij een enkele werknemer met een heel klein loon. Eén aangifte na afloop van het jaar. |
Het aangiftetijdvak hoeft niet gelijk te zijn aan het loontijdvak. Betaal je per vier weken maar doe je aangifte per maand, dan moet je loon toerekenen aan de maand waarin het is genoten. Dat is lastig en foutgevoelig; de meeste werkgevers kiezen daarom hetzelfde ritme voor beide. Meer over de keuze tussen vier weken en een maand lees je in salaris per vier weken of per maand.
De uiterste datum geldt voor de aangifte én voor het geld op de rekening van de Belastingdienst. Valt de datum in een weekend, dan geldt de laatste werkdag ervoor als veilige keuze; overboekingen kunnen een dag onderweg zijn.
Collectief en nominatief deel
Een loonaangifte bestaat uit twee lagen die bij elkaar moeten passen.
Het collectieve deel
Dit zijn de totalen van het tijdvak voor het hele bedrijf: het totale loon voor de loonheffing, de totaal ingehouden loonbelasting en premie volksverzekeringen, de premies WW (Awf), WIA (Aof), de gedifferentieerde Whk-premie, de werkgeversheffing Zvw en eventuele eindheffingen. Onderaan staat het bedrag dat je moet betalen. De Belastingdienst gebruikt dit deel voor de inning.
Het nominatieve deel
Per werknemer, herkenbaar aan het burgerservicenummer, staan hier de inkomstenverhouding en alle loongegevens van het tijdvak: het loon, de ingehouden loonheffing, of de loonheffingskorting is toegepast, de gebruikte tabel, het loon voor de werknemersverzekeringen en de Zvw, verloonde uren, het soort contract (vast of flexibel, wat de hoogte van de WW-premie bepaalt) en codes zoals de cao-code en de code incidentele inkomstenvermindering. Ook datum in en uit dienst horen erin. Dit deel gaat naar de polisadministratie van UWV.
De som van het nominatieve deel moet gelijk zijn aan het collectieve deel. Software doet dat vanzelf; wie het invulscherm van de Belastingdienst gebruikt, moet het zelf bewaken.
Het XML-bericht en indienen
Technisch is de loonaangifte een XML-bestand dat is opgebouwd volgens het schema (de XSD) dat de Belastingdienst jaarlijks publiceert. Elk veld heeft een vaste naam, een vast formaat en vaste toegestane waarden; een BSN dat niet aan de elfproef voldoet of een tabelcode die niet bestaat, wordt bij ontvangst afgekeurd. Je krijgt dan een foutmelding en de aangifte geldt als niet gedaan tot je een goedgekeurd bericht hebt ingestuurd.
Indienen kan op drie manieren:
- Portaal van de Belastingdienst — inloggen op Mijn Belastingdienst Zakelijk en de gegevens intypen of een bestand uploaden. Werkbaar bij een handvol werknemers.
- Salarissoftware via Digipoort — het pakket verstuurt het XML-bericht rechtstreeks, met een PKIoverheid-certificaat. Je krijgt een ontvangstbevestiging en een verwerkingsbericht terug.
- Een salarisadministrateur of accountant — die doet hetzelfde namens jou, meestal met een machtiging.
Welke route je ook kiest: bewaar de verzonden aangifte en de ontvangstbevestiging bij je loonadministratie. Die vallen onder de bewaartermijn van zeven jaar.
Betalen onder betalingskenmerk
Het bedrag uit het collectieve deel maak je over naar de Belastingdienst met het betalingskenmerk van dat tijdvak. Dat kenmerk staat op de aangiftebrief en is per tijdvak anders; het bevat je loonheffingennummer en een code voor jaar en periode. Gebruik je een kenmerk van een ander tijdvak, dan boekt de Belastingdienst het geld verkeerd en lijkt het alsof je een tijdvak niet hebt betaald.
De verdeling van zo'n betaling is voor veel werkgevers een eyeopener. Het grootste deel is loonheffing die je op het loon van werknemers hebt ingehouden; dat geld was nooit van jou. Daarbovenop komen de premies en de Zvw-heffing die je zelf betaalt, en die vormen een groot deel van je werkgeverslasten.
Indicatieve verdeling voor het rekenvoorbeeld hieronder; de verhouding hangt af van loonhoogte, contractvorm en sector.
Rekenvoorbeeld: aangifte over augustus voor twee werknemers
Een bedrijf met twee werknemers met een vast contract, samen € 6.200 bruto per maand, loonheffingskorting toegepast, kleine werkgever. De bedragen zijn afgerond en laten de opbouw zien; de exacte percentages staan in de tabellen van de Belastingdienst.
Merk op dat de loonheffing ruim de helft van het bedrag is, terwijl die post voor de werkgever geen kostenpost is: hij is al op het nettoloon van de werknemers ingehouden. De premies daarentegen komen bovenop het brutoloon.
Zo doen wij dit
Het XML-bestand komt uit de verloning zelfPayflo bouwt de loonaangifte per aangiftetijdvak op uit de afgeronde verloningen en valideert het bestand tegen het schema van de Belastingdienst voordat je het indient. Het BSN wordt bij invoer al met de elfproef gecontroleerd en de premies worden cumulatief (VCR) berekend, zodat collectief en nominatief altijd op elkaar aansluiten.
Liever geen omkijken? Payflo is een loonadministratiekantoor uit Kampen: wij doen dit voor je, met onze eigen software. Straks doe je het zelf, als je wilt.
Mail ons over je loonadministratieCorrecties en boetes
Fouten komen voor: een vergeten mutatie, een verkeerde tabel, een werknemer die later toch nog een toeslag blijkt te krijgen. Hoe je corrigeert, hangt af van het moment.
- Termijn nog niet verstreken — dien de complete aangifte voor dat tijdvak opnieuw in. De laatste ingezonden versie vervangt de vorige.
- Termijn verstreken, zelfde jaar — stuur een correctiebericht mee met de eerstvolgende aangifte. Het bevat de juiste gegevens van het oude tijdvak; het verschil in te betalen bedrag wordt in de nieuwe aangifte verrekend.
- Vorig jaar — een los correctiebericht over het afgesloten jaar, met een eigen betalingskenmerk.
Te laat aangeven levert een verzuimboete op; te laat betalen een aparte betaalverzuimboete plus belastingrente. Bij een eerste verzuim geeft de Belastingdienst soms een waarschuwing, maar dat is een gunst, geen recht. Structureel te laat zijn, kan bovendien leiden tot een naheffingsaanslag op basis van een schatting.
Een aangifte die je maakt terwijl er nog mutaties open staan, moet je bijna zeker corrigeren. Sluit eerst de verloning, controleer de loonstroken, en genereer dan pas het bericht.
Stappenplan: loonaangifte per tijdvak
- Verwerk alle mutaties
Overwerk, bonussen, vergoedingen, in- en uitdiensttredingen en wijzigingen in de loonheffingskorting. Alles wat in dit tijdvak thuishoort, moet erin vóór je afsluit.
- Rond de verloning af
Bereken de lonen, controleer de loonstroken op afwijkingen ten opzichte van de vorige periode en betaal de nettolonen uit.
- Genereer en controleer de aangifte
Maak het XML-bericht en kijk of de totalen kloppen met de loonstroken. Let op nieuwe werknemers zonder BSN, die vallen onder het anoniementarief.
- Dien in en bewaar de bevestiging
Verstuur via het portaal of Digipoort en bewaar het verwerkingsbericht bij de administratie.
- Betaal onder het juiste betalingskenmerk
Maak het bedrag uit het collectieve deel over, ruim vóór de uiterste datum, met het kenmerk van dit tijdvak.
Wie dit voor het eerst doet, vindt in je eerste werknemer aannemen wat er aan de eerste aangifte voorafgaat, en in loonadministratie zelf doen een eerlijke inschatting van wat het elke periode kost.
Veelgestelde vragen over de loonaangifte
Moet ik loonaangifte doen als ik in een tijdvak geen loon heb betaald?
Ja. Zolang je bent aangemeld als werkgever verwacht de Belastingdienst voor elk tijdvak op de aangiftebrief een aangifte, ook als die op nul uitkomt. Heb je definitief geen personeel meer, meld je dan af als inhoudingsplichtige.
Wat gebeurt er als ik de loonaangifte te laat indien of betaal?
Je riskeert een verzuimboete voor te laat aangeven en een aparte boete voor te laat betalen, plus belastingrente. Bij een eerste verzuim geeft de Belastingdienst soms een waarschuwing, maar daar kun je niet op rekenen.
Hoe corrigeer ik een fout in een eerder ingediende loonaangifte?
Is de aangiftetermijn nog niet verstreken, dan dien je de volledige aangifte opnieuw in. Is de termijn voorbij, dan stuur je een correctiebericht mee met de eerstvolgende aangifte. Het verschil wordt in dat tijdvak verrekend.
Kan ik de loonaangifte zelf doen zonder salarispakket?
Formeel wel: de Belastingdienst biedt een invulscherm in het portaal. In de praktijk is dat bij meer dan een paar werknemers foutgevoelig, omdat je alle nominatieve gegevens en cumulatieven met de hand overneemt. Software genereert het XML-bestand rechtstreeks uit de verloning.
Wat is het verschil tussen het loontijdvak en het aangiftetijdvak?
Het loontijdvak is de periode waarover je loon betaalt, bijvoorbeeld een maand of vier weken. Het aangiftetijdvak is de periode waarover je aangifte doet en staat op de aangiftebrief. Meestal zijn ze gelijk, maar dat hoeft niet.
- Belastingdienst, Handboek Loonheffingen 2026 — aangifte doen, aangiftetijdvak, correcties en boetes.
- Belastingdienst — Gegevensspecificaties aangifte loonheffingen 2026 (XML-schema).
- Wet op de loonbelasting 1964, art. 27 en 28; Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 19 en 67b en 67c (verzuimboetes).
- UWV — polisadministratie en gebruik van loonaangiftegegevens.
Bedragen en percentages gelden voor belastingjaar 2026 en zijn afgerond. Controleer voor je eigen situatie altijd de actuele publicaties en je aangiftebrief.