Wat is een loonheffingennummer
Het loonheffingennummer is het registratienummer dat de Belastingdienst toekent aan iedereen die inhoudingsplichtig is voor de loonheffingen: werkgevers, maar ook pensioenfondsen en uitkeringsinstanties. Elke loonaangifte, elke betaling en elke brief over loonheffingen loopt via dit nummer. Het is voor de loonadministratie wat het btw-nummer is voor de omzetbelasting.
Het nummer ontstaat op het moment dat je je aanmeldt als werkgever. Vanaf dat moment ben je inhoudingsplichtige: je houdt loonheffing in op het loon van je werknemers, betaalt premies werknemersverzekeringen en draagt beide af via de loonaangifte. Het nummer koppelt die aangiften aan je bedrijf, en via de polisadministratie van UWV ook aan de werknemers die erin staan.
Wie voor het eerst personeel aanneemt, komt het nummer al snel tegen in de eerste week: het is een van de eerste dingen die een salarispakket of administrateur vraagt. In je eerste werknemer aannemen staat waar deze stap in het hele traject valt.
Zo is het nummer opgebouwd
Een loonheffingennummer bestaat uit een fiscaal nummer, de letter L en een volgnummer van twee cijfers. Het fiscale nummer is het RSIN (Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer) van een bv, stichting, vof of maatschap, of het BSN van de ondernemer bij een eenmanszaak. Op papier wordt het meestal met punten geschreven:
| Onderdeel | Voorbeeld | Betekenis |
|---|---|---|
| Fiscaal nummer | 8231.45.678 | RSIN (rechtspersoon of samenwerkingsverband) of BSN (eenmanszaak), negen cijfers. |
| Letter | L | Loonheffingen. Het btw-nummer heeft hier een B. |
| Volgnummer | 01 | Eerste loonheffingenadministratie van dit bedrijf. Bij meerdere subnummers volgen 02, 03, enzovoort. |
| Compleet | 8231.45.678.L01 | Zo staat het op de aangiftebrief, de loonstrook en in de loonaangifte (daar zonder punten). |
In het XML-bericht van de loonaangifte staat het nummer zonder punten, als twaalf tekens: 823145678L01. Salarissoftware zet de punten er meestal automatisch bij of af; typ je het zelf ergens in, let dan op welk formaat wordt verwacht.
Verschil met btw-nummer en KvK-nummer
Een bedrijf heeft in Nederland al gauw drie of vier nummers, en ze worden in formulieren geregeld door elkaar gehaald. Dit is het onderscheid:
- KvK-nummer — acht cijfers, van de Kamer van Koophandel. Identificeert de onderneming in het Handelsregister. Heeft niets met belasting te maken.
- RSIN — negen cijfers, toegekend bij inschrijving in het Handelsregister aan rechtspersonen en samenwerkingsverbanden. Is de basis van de fiscale nummers. Een eenmanszaak heeft geen RSIN; daar vervult het BSN die rol.
- Btw-identificatienummer — NL plus negen cijfers plus B01. Sinds 2020 hebben eenmanszaken een btw-id dat niet meer op het BSN is gebaseerd; daarnaast bestaat het omzetbelastingnummer voor de aangifte.
- Loonheffingennummer — negen cijfers plus L01. Alleen voor de loonheffingen.
Bij een bv zijn de negen cijfers van het btw-nummer en het loonheffingennummer identiek; alleen het achtervoegsel verschilt. Een betaling of aangifte op het verkeerde nummer komt bij de verkeerde belasting terecht en levert een aanmaning op voor het tijdvak dat je wél had betaald.
Loonheffingennummer aanvragen in vier stappen
Aanvragen is gratis en gaat met één formulier. Het kan pas nadat je bedrijf bij de Kamer van Koophandel is ingeschreven, want de Belastingdienst gebruikt het RSIN of BSN uit die inschrijving.
- Download het formulier
Het heet Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever en staat op de website van de Belastingdienst. Sommige startende bedrijven krijgen het al toegestuurd na de KvK-inschrijving; anders vraag je het zelf aan.
- Vul de gegevens in
Naam en adres van het bedrijf, RSIN of BSN, de datum waarop de eerste werknemer in dienst treedt, het verwachte aantal werknemers, de aard van het bedrijf (voor de sectorindeling) en je voorkeur voor een aangiftetijdvak van een maand of vier weken.
- Stuur het op en wacht
Per post naar het adres op het formulier. Reken op enkele weken verwerkingstijd. Begin daarom ruim vóór de eerste loonbetaling; een werknemer mag al starten terwijl de aanvraag loopt.
- Verwerk de brieven die terugkomen
Je ontvangt het nummer, de aangiftebrief en de sectorindeling in aparte brieven. Neem het nummer en de tijdvakken over in je loonadministratie en bewaar de brieven bij de administratie.
Wat je erbij krijgt: aangiftebrief en sector
Het loonheffingennummer komt niet alleen. Twee andere stukken bepalen hoe je administratie vanaf dan werkt.
De aangiftebrief
Hierin staat per aangiftetijdvak de uiterste datum voor aangifte en betaling, plus het betalingskenmerk dat je bij elke overboeking gebruikt. Elk jaar ontvang je een nieuwe. Het tijdvak dat erin staat, maand of vier weken, bepaalt ook welk ritme je loonadministratie krijgt; lees over die keuze salaris per vier weken of per maand.
De sectorindeling
Op basis van je bedrijfsactiviteit deelt de Belastingdienst je in bij een van de sectoren van het bedrijfs- en beroepsleven. Die sectorcode bepaalt de hoogte van de sectorale Whk-premie voor kleine en middelgrote werkgevers en staat in elke loonaangifte. Klopt de sector niet met wat je werkelijk doet, maak dan binnen de bezwaartermijn bezwaar; een verkeerde sector kan jaren te hoge of te lage premies betekenen.
Van de afdrachten hangt alleen de Whk-premie af van de sectorindeling; de loonheffing en de basispremies zijn voor elke werkgever gelijk.
Zo doen wij dit
Eén keer invullen, daarna overal juistIn Payflo leg je het loonheffingennummer, de sector en de Whk-percentages per jaar vast in de premie-instellingen van het bedrijf. Elke loonstrook en elk XML-bericht van de loonaangifte nemen het over, en het bestand wordt gevalideerd tegen het schema van de Belastingdienst voordat je het indient. De assistent legt uit waar een gegeven vandaan komt als je het niet meer weet.
Liever geen omkijken? Payflo is een loonadministratiekantoor uit Kampen: wij doen dit voor je, met onze eigen software. Straks doe je het zelf, als je wilt.
Mail ons over je loonadministratieWaar je het loonheffingennummer gebruikt
Na de aanvraag kom je het nummer op vaste plekken tegen. Het helpt om te weten welke dat zijn, zodat je het niet onnodig ergens anders invult.
- Loonaangifte — verplicht veld in elk XML-bericht en op het invulscherm van het portaal.
- Betalingskenmerk — het kenmerk op de aangiftebrief is afgeleid van het nummer plus jaar en tijdvak.
- Loonstrook en jaaropgave — het staat in de kop van de loonstrook en op de jaaropgave, zodat een werknemer bij UWV of de Belastingdienst kan aangeven om welke werkgever het gaat.
- Correspondentie — elke brief van de Belastingdienst over loonheffingen, inclusief de jaarlijkse Whk-beschikking, vermeldt het nummer.
- Machtigingen — een administrateur die namens jou aangifte doet, koppelt zijn machtiging aan dit nummer.
- Pensioenfonds en verzekeraars — sommige fondsen vragen het bij de aansluiting, naast het KvK-nummer.
Een klein rekenvoorbeeld laat zien hoe het nummer, het tijdvak en het betalingskenmerk bij elkaar komen in de eerste betaling van een startende werkgever.
Wijzigen, subnummers en afmelden
Verandert er iets aan je bedrijf, dan verandert er soms ook iets aan het nummer. De belangrijkste situaties:
Rechtsvorm wijzigt
Gaat een eenmanszaak over in een bv, dan ontstaat een nieuwe rechtspersoon met een eigen RSIN, en dus een nieuw loonheffingennummer. De oude administratie sluit je af met een laatste aangifte en een afmelding; de werknemers gaan over naar het nieuwe nummer. Datum uit dienst en datum in dienst in de loonaangifte moeten daarbij op elkaar aansluiten, anders ontstaat een gat in de polisadministratie.
Subnummers
Grote organisaties gebruiken soms meerdere administraties onder één RSIN: L01, L02, enzovoort, bijvoorbeeld per vestiging of voor een aparte groep werknemers met een andere sector. Voor een klein bedrijf is dat zelden nodig en het maakt de administratie ingewikkelder, omdat elk subnummer een eigen aangifte vraagt.
Geen personeel meer
Zolang je een actief loonheffingennummer hebt, verwacht de Belastingdienst een aangifte per tijdvak, ook als er niets te melden is. Neemt je laatste werknemer ontslag en verwacht je voorlopig niemand aan te nemen, meld je dan af als werkgever met het daarvoor bestemde formulier. Het nummer wordt dan beëindigd; heb je later opnieuw personeel, dan meld je je opnieuw aan.
De loonadministratie, inclusief de aanmeldbrieven en aangiftebrieven, bewaar je zeven jaar. De gegevens voor de loonheffingen van een werknemer (het model opgaaf gegevens en de kopie van het identiteitsbewijs) bewaar je tot vijf jaar na het einde van het dienstverband.
Wat er verder komt kijken bij het zelf voeren van de administratie na de aanmelding, lees je in loonadministratie zelf doen.
Veelgestelde vragen over het loonheffingennummer
Hoe lang duurt het voordat ik een loonheffingennummer krijg?
Reken op enkele weken na het insturen van het formulier Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever. Vraag het nummer daarom aan zodra je weet dat je iemand in dienst neemt, niet pas bij de eerste loonbetaling.
Is het loonheffingennummer hetzelfde als het btw-nummer?
Nee. Het btw-nummer eindigt op B01 en gebruik je voor de omzetbelasting; het loonheffingennummer eindigt op L01 en gebruik je voor de loonheffingen. Bij een rechtspersoon hebben beide wel hetzelfde RSIN als basis.
Kan ik loon betalen zonder loonheffingennummer?
Je kunt een werknemer laten beginnen en betalen, maar je kunt geen loonaangifte doen en dus niet afdragen. Vraag het nummer daarom vooraf aan; de eerste aangifte moet uiterlijk aan het eind van de maand na het eerste loontijdvak binnen zijn.
Mag mijn werknemer het loonheffingennummer zien?
Ja. Het staat op de loonstrook en op de jaaropgave en is geen geheim; het is het kenmerk waarmee de Belastingdienst het loon aan de juiste werkgever koppelt. Werknemers hebben het soms nodig bij een aanvraag bij UWV.
Wat doe ik met het loonheffingennummer als ik stop met personeel?
Meld je af als werkgever bij de Belastingdienst. Tot die afmelding verwacht de Belastingdienst voor elk tijdvak een aangifte, ook een nihilaangifte, en bij ontbreken volgt een verzuimboete.
- Belastingdienst, Handboek Loonheffingen 2026 — aanmelden als werkgever, aangiftebrief, sectorindeling en afmelden.
- Belastingdienst — formulier Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever.
- Wet op de loonbelasting 1964, art. 6 (inhoudingsplichtige); Wet financiering sociale verzekeringen, art. 95 en 96 (sectorindeling).
- Kamer van Koophandel — RSIN en KvK-nummer.
Bedragen in het voorbeeld gelden voor belastingjaar 2026 en zijn afgerond. Controleer voor je eigen situatie altijd de actuele publicaties en je aangiftebrief.