Wat er verandert als je werkgever wordt
Zolang je alleen werkt of met zzp'ers, heb je met de Belastingdienst alleen te maken via de btw en de inkomsten- of vennootschapsbelasting. Vanaf de eerste werknemer word je inhoudingsplichtige: je houdt belasting en premies in op het loon en draagt die zelf af. Je wordt daarmee een schakel in het belastingstelsel, en de Belastingdienst verwacht dat je die rol elke periode opnieuw netjes invult.
Concreet betekent dat drie nieuwe, terugkerende verplichtingen: je berekent per periode het loon en de inhoudingen, je geeft een loonstrook aan de werknemer, en je doet loonaangifte bij de Belastingdienst. Daarnaast komen er eenmalige zaken bij, zoals het aanmelden als werkgever en het vaststellen van de identiteit van je werknemer. Arbeidsrechtelijk krijg je te maken met het Burgerlijk Wetboek (titel 7.10), een eventuele cao, de Arbowet en, bij ziekte, de loondoorbetalingsplicht.
Het goede nieuws: de volgorde is vast en de meeste stappen doe je maar één keer. Daarna is het een ritme.
Aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst
De eerste formele stap is de aanmelding. Je vult het formulier Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever in bij de Belastingdienst. Doe dat zodra je weet dat je iemand in dienst neemt, liefst enkele weken vóór de eerste werkdag. Na verwerking ontvang je drie dingen:
- Je loonheffingennummer — het RSIN (of bij een eenmanszaak je BSN), gevolgd door L en een volgnummer, bijvoorbeeld 8231.45.678.L01. Het staat op elke loonaangifte en elke brief. Het verschilt van je btw-nummer (NL…B01) en je KvK-nummer. Meer daarover in loonheffingennummer aanvragen.
- De aangiftebrief — daarin staan je aangiftetijdvakken (meestal per maand, soms per vier weken) en de uiterste inlever- en betaaldata voor het hele jaar.
- Je sectorindeling — de Belastingdienst deelt je bedrijf in een sector in. Die bepaalt onder andere de sectorpremie voor de Werkhervattingskas; zie Whk-premie.
Je hebt hem het hele jaar nodig: de tijdvakken, de deadlines en het betalingskenmerk komen erop terug. De eerste maand na aanmelding is de fout het snelst gemaakt: de aangifte is al verschuldigd terwijl je nog denkt dat je "nog niet echt begonnen" bent.
Het stappenplan in negen stappen
- Meld je aan als werkgever
Formulier bij de Belastingdienst, vóór de eerste werkdag. Je krijgt het loonheffingennummer, de aangiftebrief en de sectorindeling.
- Controleer cao en pensioenfonds
Valt je bedrijf onder een algemeen verbindend verklaarde cao, dan gelden de loonschalen en toeslagen daaruit. Kijk ook of er een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds is; dat heeft terugwerkende kracht.
- Stel de arbeidsovereenkomst op
Functie, uren, loon (minstens het minimumloon), duur, proeftijd, vakantiedagen en opzegtermijn. Wil je maximaal twee wachtdagen bij ziekte, dan moet dat hierin staan.
- Stel de identiteit vast
Bekijk het originele paspoort of de identiteitskaart vóór de eerste werkdag, controleer of de persoon ermee overeenkomt en bewaar een kopie (beide zijden) in de loonadministratie. Een rijbewijs volstaat niet.
- Vraag de gegevens voor de loonheffingen
Naam, adres, BSN, geboortedatum en of de werknemer de loonheffingskorting bij jou wil laten toepassen. Laat dit ondertekenen en dateren; het is de vroegere loonbelastingverklaring.
- Regel de Arbo-basis
Elke werkgever moet een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) hebben en een basiscontract met een arbodienst of bedrijfsarts. Bij ziekte heb je die laatste meteen nodig.
- Overweeg een verzuimverzekering
Je betaalt bij ziekte tot twee jaar minimaal 70 % van het loon door. Voor een klein bedrijf is dat een groot risico; een verzuimverzekering vangt het op. Zie loondoorbetaling bij ziekte.
- Richt de loonadministratie in
Bedrijf, sector, Whk-percentages, pensioen, werknemer met loontijdvak en looncomponenten. Kies software of een administratiekantoor; zie loonadministratie zelf doen.
- Verloon en doe de eerste aangifte
Na de eerste periode maak je de loonstrook, betaal je het nettoloon uit en dien je de loonaangifte in vóór de deadline uit de aangiftebrief. Daarna herhaalt de cyclus zich elke periode.
Welke gegevens je van je werknemer nodig hebt
Voordat je de eerste loonstrook kunt maken, moet de werknemer volledig in de administratie staan. Vraag deze gegevens in één keer op, vóór de eerste werkdag:
| Gegeven | Waarvoor |
|---|---|
| Naam, adres, geboortedatum | Nominatief deel van de loonaangifte, loonstrook, jaaropgave. |
| BSN | Identificatie bij de Belastingdienst. Zonder BSN geldt het anoniementarief: 52 % loonheffing zonder korting. |
| Kopie identiteitsbewijs | Verplicht in de loonadministratie; paspoort of ID-kaart, beide zijden. |
| Keuze loonheffingskorting | Ja of nee, schriftelijk en gedateerd. Mag bij één werkgever tegelijk; zie loonheffingskorting. |
| IBAN | Uitbetaling van het nettoloon. |
| Datum in dienst, uren, loon | Uit de arbeidsovereenkomst; bepaalt loontijdvak, verlofopbouw en vakantiegeld. |
| Contractvorm | Vast of flexibel bepaalt het lage of hoge WW-premietarief (verschil 5 procentpunt). |
| Woon-werkafstand en vervoer | Voor een onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer. |
Een tikfout in het BSN betekent een afgekeurde of foutieve aangifte en een correctiebericht. Een BSN heeft negen cijfers en voldoet aan de elfproef; goede loonsoftware weigert een ongeldig nummer al bij het invoeren.
Wat een werknemer je kost
Het brutoloon in de arbeidsovereenkomst is niet wat je betaalt. Daar komen de premies werknemersverzekeringen bij (WW, WIA, Zvw en de gedifferentieerde Whk), het vakantiegeld van minimaal 8 % en eventueel pensioen en vergoedingen. Alle premies werknemersverzekeringen betaal jij; alleen maximaal de helft van de WGA-premie mag op de werknemer worden verhaald. Een volledige uitleg staat in werkgeverslasten uitgelegd; hieronder een indicatie voor een eerste werknemer met een vast contract.
Vuistregel: reken op 125 tot 130 % van het brutoloon aan totale kosten, exclusief pensioen. Zit er een pensioenregeling bij, dan komt daar het werkgeversdeel van de premie bovenop.
Zo doen wij dit
Werknemer invoeren, verlonen, aangifte klaarIn Payflo leg je per jaar de premie-instellingen van je bedrijf vast (sector, Whk, pensioen) en voer je de werknemer in; het BSN wordt met de elfproef gecontroleerd. Na de eerste afgeronde periode staat de loonstrook als PDF in het account van de werknemer, zie je de werkgeverslasten als overzicht en is de loonaangifte een XML-bestand dat is gevalideerd tegen het schema van de Belastingdienst.
Liever geen omkijken? Payflo is een loonadministratiekantoor uit Kampen: wij doen dit voor je, met onze eigen software. Straks doe je het zelf, als je wilt.
Mail ons over je loonadministratieDe eerste loonstrook en loonaangifte
Aan het einde van de eerste periode bereken je het loon: bruto, eventuele pensioenpremie, heffingsloon, loonheffing volgens de witte tabel, en de onbelaste vergoedingen. Het resultaat is de loonstrook, die je bij de eerste betaling verplicht aan de werknemer geeft. Tegelijk bereken je de werkgeverspremies, want die moeten in de aangifte.
Wat er in de eerste aangifte staat
De loonaangifte bestaat uit een collectief deel (de totalen: loonheffing, premies, Zvw) en een nominatief deel (per werknemer: BSN, loon, inhoudingen, contractgegevens). Je dient hem elektronisch in als XML-bericht, via het portaal van de Belastingdienst of via Digipoort, uiterlijk de laatste dag van de maand na het tijdvak. Het bedrag betaal je onder het betalingskenmerk uit de aangiftebrief. Te laat indienen of betalen levert een verzuimboete op, ook de eerste keer.
Nul loon, toch aangifte
Heb je je aangemeld maar in een tijdvak nog geen loon betaald, bijvoorbeeld omdat de werknemer pas op de 1e van de volgende maand begint, dan doe je toch aangifte: een nihilaangifte. De Belastingdienst verwacht vanaf de aanmelding elk tijdvak een bericht.
Hoe de premies in de loop van het jaar cumulatief worden berekend (VCR) en waarom de eerste maanden daardoor soms anders uitvallen, lees je in premies werknemersverzekeringen.
Bewaren en bijhouden
De loonadministratie is onderdeel van je bedrijfsadministratie en valt onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Dat geldt voor loonstroken, loonstaten, aangiften en de berekeningen erachter. De gegevens voor de loonheffingen (de kopie van het identiteitsbewijs en de verklaring over de loonheffingskorting) bewaar je tot 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst ging.
Na afloop van elk jaar geef je de werknemer een jaaropgave, in de praktijk in januari of februari. En elk jaar opnieuw veranderen de tabellen, de premiepercentages, het minimumloon (twee keer) en je Whk-beschikking (die valt in november of december). Een eerste werknemer aannemen is dus vooral het begin van een jaarritme.
Loonheffingennummer ontvangen, arbeidsovereenkomst getekend, identiteit vastgesteld en kopie bewaard, gegevens voor de loonheffingen ondertekend, cao en pensioen gecontroleerd, RI&E en arbodienst geregeld, werknemer in de loonadministratie. Dan kan de eerste periode beginnen.
Veelgestelde vragen over je eerste werknemer
Hoe lang van tevoren moet ik me aanmelden als werkgever?
Meld je aan zodra je weet dat je iemand in dienst neemt, in elk geval vóór de eerste werkdag. De Belastingdienst heeft enkele weken nodig om het loonheffingennummer en de aangiftebrief te sturen, en zonder dat nummer kun je geen loonaangifte doen.
Mag ik een kopie van het identiteitsbewijs van mijn werknemer bewaren?
Ja, het is zelfs verplicht. Je moet de identiteit vaststellen aan de hand van een geldig origineel paspoort of identiteitskaart (geen rijbewijs) en een kopie in de loonadministratie bewaren tot vijf jaar na het einde van het dienstverband.
Ben ik verplicht een pensioenregeling aan te bieden?
Alleen als je bedrijf onder een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds valt of de cao het voorschrijft. Controleer dat vóór de eerste verloning; een verplichtstelling werkt met terugwerkende kracht en de premies kunnen dan flink oplopen.
Wanneer doe ik mijn eerste loonaangifte?
Over het eerste aangiftetijdvak waarin je loon betaalt, uiterlijk de laatste dag van de maand erna. De tijdvakken staan in de aangiftebrief. Betaal je in september voor het eerst loon, dan moet de aangifte over september uiterlijk 31 oktober binnen zijn.
Hoe lang moet ik de loonadministratie bewaren?
De loonadministratie zeven jaar. De gegevens voor de loonheffingen, zoals de kopie van het identiteitsbewijs en de verklaring over de loonheffingskorting, vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst ging.
- Belastingdienst, Handboek Loonheffingen 2026 — aanmelden als werkgever, identificatie, gegevens voor de loonheffingen, bewaartermijnen.
- Rijksoverheid en KVK — personeel aannemen, verplichtingen van de werkgever.
- Burgerlijk Wetboek, boek 7 titel 10 (arbeidsovereenkomst), art. 7:629 (loondoorbetaling bij ziekte); Arbeidsomstandighedenwet art. 5 (RI&E).
- Wet op de loonbelasting 1964, art. 28 en 29 (verplichtingen van de inhoudingsplichtige).
Bedragen en percentages gelden voor belastingjaar 2026 en zijn indicatief. Controleer voor je eigen situatie altijd de actuele publicaties en je aangiftebrief.