Is een reiskostenvergoeding verplicht?
De wet verplicht een werkgever niet om reiskosten te vergoeden. Wat wel vaak verplicht, is de cao: de meeste cao's bevatten een regeling voor woon-werkverkeer, soms met een eigen bedrag per kilometer, een maximum aantal kilometers of een staffel. Staat er niets in de cao en niets in de arbeidsovereenkomst, dan is de vergoeding een vrije afspraak tussen werkgever en werknemer.
Wat de Belastingdienst regelt, is iets anders: niet óf je vergoedt, maar tot welk bedrag dat onbelast kan. Een vergoeding tot die grens is een gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling. Daarover betaalt de werknemer geen loonheffing en de werkgever geen premies. Alles daarboven is gewoon loon.
Een reiskostenvergoeding is dus geen loon, en juist daarom is hij zo aantrekkelijk: elke euro komt netto aan. Voor een werkgever is een onbelaste vergoeding van € 100 goedkoper dan een loonsverhoging van € 100, omdat er geen werkgeverslasten over gaan.
€ 0,23 per kilometer, voor elk vervoermiddel
Het onbelaste maximum in 2026 is € 0,23 per kilometer. Dat bedrag geldt voor woon-werkverkeer én voor zakelijke ritten, en het maakt niet uit hoe de werknemer reist: eigen auto, motor, fiets, e-bike, te voet of als bijrijder. De vergoeding is een forfait; de werkelijke kosten doen er niet toe. Wie fietst, mag dus evenveel krijgen als wie rijdt.
Het gaat om de werkelijk gereisde kilometers, heen en terug, langs de gebruikelijke route. Een omweg om een kind naar school te brengen telt niet mee. Voor een werkgever is een routeplanner met de kortste of snelste route een redelijke onderbouwing. Bij zakelijke ritten, bijvoorbeeld naar een klant, tellen de kilometers vanaf het vertrekpunt, of dat nu thuis of kantoor is.
Wanneer € 0,23 níet geldt
- Auto van de zaak — wie in een auto van de werkgever rijdt, krijgt geen onbelaste kilometervergoeding voor die auto; de kosten zijn al voor de werkgever en de werknemer heeft bijtelling.
- Vervoer door de werkgever — bij een bedrijfsbusje of een taxi die de werkgever betaalt, is er geen ruimte voor een vergoeding.
- Meer dan € 0,23 — het meerdere is belast loon, of de werkgever wijst het aan als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Het bedrag is een fiscaal maximum, geen recht. Een cao die € 0,19 voorschrijft is geldig. Werkgever en werknemer mogen wel altijd meer afspreken dan de cao, tot het onbelaste maximum.
Openbaar vervoer: werkelijke kosten of per kilometer
Voor reizen met het openbaar vervoer heeft de werkgever twee mogelijkheden. Hij vergoedt de werkelijke kosten van het abonnement of de losse ritten onbelast, of hij vergoedt € 0,23 per kilometer, net als bij eigen vervoer. Het eerste is meestal gunstiger voor lange afstanden per trein, het tweede voor korte ritten of als de werknemer soms fietst en soms de bus neemt.
Bij vergoeding van de werkelijke kosten moet de werkgever kunnen aantonen dat de kosten zijn gemaakt: de vervoersbewijzen of het overzicht van de ov-chipkaart horen in de administratie. Een ov-abonnement dat de werkgever zelf verstrekt, valt onder dezelfde vrijstelling, ook als de werknemer het buiten werktijd gebruikt, zolang het vooral voor het werk is.
Vaste vergoeding en de 214-dagenregel
Wie elke dag naar dezelfde werkplek reist, hoeft niet elke maand kilometers te declareren. De Belastingdienst staat een vaste reiskostenvergoeding toe volgens een praktische regeling. Reist een werknemer op minstens 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek, dan mag de werkgever rekenen alsof hij dat op 214 dagen doet. Het verschil vangt vakantie, ziekte en incidentele thuiswerkdagen op, zonder dat de vergoeding hoeft te worden bijgesteld.
De formule per maand is: 214 × kilometers heen en terug × € 0,23 / 12. Werkt iemand minder dan vijf dagen per week, dan neem je beide getallen naar rato: bij vier dagen per week is dat 171 reisdagen en minimaal 102 werkelijke reisdagen. Verandert de situatie blijvend, bijvoorbeeld door een verhuizing of een vast thuiswerkpatroon, dan moet de vaste vergoeding worden aangepast.
| Werkdagen per week | Rekendagen per jaar | Minimaal werkelijk reizen |
|---|---|---|
| 5 dagen | 214 | 128 |
| 4 dagen | 171 | 102 |
| 3 dagen | 128 | 77 |
| 2 dagen | 86 | 51 |
Wie structureel een paar dagen per week thuiswerkt, combineert vaak een vaste reiskostenvergoeding voor de kantoordagen met een thuiswerkvergoeding voor de andere dagen, beide naar rato berekend.
Thuiswerkvergoeding
Sinds 2022 mag een werkgever ook een onbelaste thuiswerkvergoeding betalen: een vast bedrag per dag waarop de werknemer (grotendeels) thuis werkt, bedoeld voor koffie, verwarming en toiletpapier. Het bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd en ligt in 2026 op ruim € 2 per dag; het exacte bedrag staat in het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst.
De belangrijkste regel: per dag geldt óf reiskosten óf thuiswerkvergoeding, nooit allebei. Werkt iemand 's ochtends thuis en gaat hij 's middags naar kantoor, dan kiest de werkgever één van de twee. Voor een vaste thuiswerkvergoeding geldt dezelfde 214-dagenregeling als voor reiskosten, naar rato van het aantal thuiswerkdagen per week.
Verdeling in het rekenvoorbeeld hieronder: drie kantoordagen met reiskosten, twee thuiswerkdagen met thuiswerkvergoeding.
Rekenvoorbeeld: 20 kilometer enkele reis, drie dagen kantoor
Een werknemer woont 20 km van kantoor, werkt vijf dagen per week waarvan drie op kantoor en twee thuis. De werkgever kiest voor een vaste maandvergoeding. Voor de thuiswerkdagen rekenen we met een afgerond bedrag van € 2 per dag; het werkelijke bedrag voor 2026 staat bij de Belastingdienst.
Zou de werkgever in plaats daarvan per werkelijk gereisde dag declareren, dan is de uitkomst bij precies drie kantoordagen per week iets hoger in maanden zonder vakantie en lager in de zomer. De vaste vergoeding middelt dat uit en scheelt administratie.
Zo doen wij dit
Landelijke bedragen, onbelast op de strookPayflo houdt per jaar de landelijke onbelaste vergoedingen bij, reiskosten per kilometer en het bedrag per thuiswerkdag, en gebruikt ze in de berekening. Een vaste vergoeding zet je als looncomponent op de werknemerkaart; een declaratie voer je als mutatie in een periode in. Het bedrag komt na de loonheffing op de loonstrook, zodat werknemers in hun eigen account zien dat het netto aankomt.
Liever geen omkijken? Payflo is een loonadministratiekantoor uit Kampen: wij doen dit voor je, met onze eigen software. Straks doe je het zelf, als je wilt.
Mail ons over je loonadministratieZo komt de reiskostenvergoeding op de loonstrook
Omdat een onbelaste vergoeding geen loon is, staat hij onder de streep: na de loonheffing, bij het nettoloon opgeteld. Hij verhoogt het heffingsloon niet, telt niet mee voor vakantiegeld of pensioen en komt niet op de jaaropgave als loon. In de loonaangifte wordt het bedrag wel apart gemeld, zodat de Belastingdienst kan zien dat de vergoeding binnen de vrijstelling valt.
- Leg de afspraak vast
Afstand, aantal reisdagen per week, vervoermiddel en het bedrag per kilometer. Bij een vaste vergoeding ook de berekening met de 214-dagenregel.
- Kies vast of declaratie
Vast bij een regelmatig patroon; declaratie per periode bij wisselende dagen of zakelijke ritten. Bij declaratie hoort een ritregistratie of een overzicht van reisdagen.
- Bewaar de onderbouwing
Routeberekening, vervoersbewijzen bij ov en, bij thuiswerkvergoeding, het afgesproken thuiswerkpatroon. De Belastingdienst mag er bij een controle om vragen.
- Pas aan bij verandering
Verhuizing, andere werkdagen of langdurige ziekte: een vaste vergoeding mag bij ziekte nog de lopende en de volgende maand doorlopen, daarna moet hij stoppen tot de werknemer weer reist.
Blijkt achteraf dat een werknemer veel minder dan 128 dagen heeft gereisd, dan is het te veel betaalde deel alsnog belast. Controleer daarom minstens één keer per jaar of het patroon nog klopt, en lees hoe dat doorwerkt in de berekening van bruto naar netto.
Veelgestelde vragen over de reiskostenvergoeding
Is een werkgever verplicht reiskosten te vergoeden?
Nee, de wet verplicht er niet toe. Een verplichting kan wel in de cao of de arbeidsovereenkomst staan. Vergoedt de werkgever wel, dan bepaalt de Belastingdienst tot welk bedrag dat onbelast kan.
Hoeveel reiskostenvergoeding is onbelast in 2026?
Maximaal € 0,23 per kilometer, ongeacht het vervoermiddel: auto, fiets, scooter of lopend. Voor openbaar vervoer mogen ook de werkelijke kosten onbelast worden vergoed, mits de werkgever de vervoersbewijzen bewaart.
Geldt € 0,23 per kilometer ook voor de fiets?
Ja. Het bedrag is niet gekoppeld aan de kosten van het vervoermiddel. Een werknemer die 10 kilometer fietst mag daar dezelfde onbelaste vergoeding voor krijgen als iemand die dezelfde afstand met de auto aflegt.
Mag ik op één dag reiskosten én thuiswerkvergoeding krijgen?
Nee. Per dag geldt óf de onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer óf de thuiswerkvergoeding, niet beide. Werk je een halve dag thuis en reis je daarna naar kantoor, dan kiest de werkgever één van de twee.
Wat gebeurt er als de werkgever meer dan € 0,23 per kilometer betaalt?
Het meerdere is loon. De werkgever houdt er loonheffing op in of wijst het aan als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Alleen het deel tot € 0,23 blijft in alle gevallen onbelast.
- Belastingdienst, Handboek Loonheffingen 2026 — gerichte vrijstellingen voor reiskosten, vaste reiskostenvergoeding (214-dagenregeling) en thuiswerkvergoeding.
- Wet op de loonbelasting 1964, art. 31a — werkkostenregeling en gerichte vrijstellingen.
- Rijksoverheid — reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding voor werknemers.
Bedragen en percentages gelden voor belastingjaar 2026 en zijn afgerond. Controleer voor je eigen situatie altijd de actuele publicaties.