Werkkostenregeling (WKR) 2026: vrije ruimte, vrijstellingen en eindheffing

De werkkostenregeling in het kort

Alles wat je een werknemer geeft naast het loon, is in principe ook loon: een kerstpakket, een fiets, een sportabonnement, een vaste onkostenvergoeding. De werkkostenregeling (WKR) regelt welke van die vergoedingen en verstrekkingen onbelast mogen. Je krijgt één budget per jaar, de vrije ruimte, en daarnaast een lijst met posten die buiten dat budget onbelast zijn.

Elke vergoeding of verstrekking valt in een van deze bakjes:

De WKR is een regeling voor de werkgever. De werknemer ziet de posten in de vrije ruimte niet terug als belasting op zijn loonstrook, en een eventuele eindheffing betaal jij, bovenop de gewone werkgeverslasten.

Vrije ruimte 2026: 2 % en 1,18 %

De vrije ruimte is een percentage van de fiscale loonsom: het fiscale loon (loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen) van al je werknemers samen over het kalenderjaar. Dat is het totaal van de kolom fiscaal loon op de loonstaat, dus na aftrek van bijvoorbeeld de eigen pensioenpremie en inclusief bijtellingen.

• 2 % over de fiscale loonsom tot en met € 400.000;
• 1,18 % over het deel van de loonsom daarboven.

Wil je je eigen bedrag weten en zien hoeveel ruimte er nog over is, gebruik dan de rekenhulp vrije ruimte berekenen.

Gerichte vrijstellingen: buiten de vrije ruimte

Voor een aantal kosten heeft de wetgever bepaald dat ze onbelast zijn zonder dat ze je budget opeten. Blijf je binnen de voorwaarden en het maximum, dan tellen ze nergens mee. Wat je daarboven geeft, kun je alsnog in de vrije ruimte onderbrengen of als loon belasten.

Een gerichte vrijstelling werkt alleen als de vergoeding echt op die kosten slaat. Een vaste "onkostenvergoeding" van € 100 per maand zonder onderbouwing is geen reiskostenvergoeding, ook al gebruikt de werknemer het geld voor benzine. Onderbouw je een vaste vergoeding met een steekproef van de werkelijke kosten, dan mag het gericht vrijgestelde deel buiten de vrije ruimte blijven.

Nihilwaarderingen: waard nul

Sommige verstrekkingen hebben voor de loonheffing een waarde van € 0. Ze zijn dus onbelast en kosten geen vrije ruimte. De belangrijkste:

• Voorzieningen op de werkplek — bureau, stoel, koffie en thee tijdens werktijd (geen maaltijden), parkeren op eigen terrein, arbovoorzieningen.
• Ter beschikking gestelde spullen — een telefoon, laptop of gereedschap dat eigendom van de werkgever blijft, als het noodzakelijk is voor het werk.
• Werkkleding die op de werkplek blijft — of die aan de voorwaarden voor werkkleding voldoet en ter beschikking wordt gesteld.
• Rentevoordeel op een personeelslening — voor de aankoop van een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter voor woon-werkverkeer.

Het verschil met een gerichte vrijstelling is vooral technisch: een nihilwaardering gaat over wat je ter beschikking stelt of op de werkplek aanbiedt, een gerichte vrijstelling meestal over wat je vergoedt of verstrekt. Voor de werknemer en voor je budget is de uitkomst hetzelfde: niets.

Intermediaire kosten: geen loon

Intermediaire kosten zijn kosten die eigenlijk van de werkgever zijn, maar die de werknemer voorschiet. Denk aan een zakelijke lunch met een klant, parkeerkosten bij een bezoek, kantoorartikelen of een treinkaartje voor een vergadering op een andere locatie. Vergoed je die, dan is dat geen loon en dus ook geen WKR.

Voorwaarde is dat je de kosten kunt aantonen, in de regel met een bon of factuur. Een vaste vergoeding voor intermediaire kosten mag ook, maar dan moet je met een onderbouwing laten zien welke kosten ermee worden gedekt. Zonder onderbouwing is het loon of gaat het in de vrije ruimte.

Aanwijzen en het gebruikelijkheidscriterium

Aanwijzen als eindheffingsloon

Een vergoeding of verstrekking valt alleen onder de WKR als je hem als werkgever aanwijst als eindheffingsloon. Doe dat uiterlijk op het moment dat je de vergoeding geeft. Achteraf, als het jaar al voorbij is, een post alsnog naar de vrije ruimte verplaatsen kan niet. Leg dus vooraf vast welke vergoedingen je onder de WKR brengt, bijvoorbeeld in een eenvoudige lijst of in je personeelsregeling. Wat je niet aanwijst, is gewoon belast loon van de werknemer.

Gebruikelijkheid

Je mag niet alles in de vrije ruimte stoppen. Een vergoeding of verstrekking mag niet meer dan 30 % afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Zo voorkomt de wet dat een directeur zijn bonus als "kerstpakket" onbelast ontvangt terwijl de rest van het personeel een fles wijn krijgt.

Om discussie te beperken hanteert de Belastingdienst een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per werknemer per jaar: blijft wat je een werknemer in de vrije ruimte geeft daaronder, dan gaat de Belastingdienst er zonder meer van uit dat het gebruikelijk is. Daarboven moet de Belastingdienst aannemelijk maken dat het ongebruikelijk is. Let vooral op bij directeur-grootaandeelhouders en bij posten die maar één of twee mensen krijgen.

Rekenvoorbeeld: een bedrijf met vijftien werknemers

Een bedrijf heeft in 2026 een fiscale loonsom van € 650.000. Het geeft iedereen een kerstpakket van € 100, organiseert een personeelsuitje van € 3.000 en betaalt alle vijftien werknemers een vaste onkostenvergoeding van € 50 per maand zonder onderbouwing. Reiskosten worden vergoed tegen € 0,25 per kilometer en tellen dus niet mee.

De eindheffing van € 2.040 is een kostenpost voor het bedrijf. De werknemers houden hun kerstpakket en vergoeding netto. Vergelijk dat met belasten als loon: dan betaalt elke werknemer loonheffing over de € 600 per jaar en daalt hun netto, terwijl jij over dat loon ook premies werknemersverzekeringen betaalt.

Overschrijding: 80 % eindheffing en de aangifte

Gaat er meer in de vrije ruimte dan het budget toelaat, dan betaal je over het meerdere 80 % eindheffing. Dat tarief is hoog, maar vaak nog gunstiger dan de vergoeding als loon belasten: dan moet je bruteren om de werknemer netto hetzelfde te geven, en dat kost bij een hoger inkomen al snel meer.

1. Bijhouden door het jaar

   Houd per maand bij wat je in de vrije ruimte onderbrengt, ook wat buiten de loonstrook om gaat: kerstpakketten, een personeelsfeest, cadeaubonnen. Alleen zo zie je op tijd aankomen dat je over de grens gaat.

2. Toetsen na afloop van het jaar

   Na de laatste verloning van december ligt de fiscale loonsom vast. Bereken de vrije ruimte en zet die tegenover het totaal dat je hebt ondergebracht.

3. Aangeven in januari of februari

   Een eindheffing geef je aan in de loonaangifte over het eerste of uiterlijk het tweede tijdvak van het volgende jaar: bij maandaangifte januari of februari, bij vierwekenaangifte periode 1 of 2. Je betaalt hem samen met die aangifte.

4. Bijsturen voor het nieuwe jaar

   Was de overschrijding groot, kijk dan welke posten je kunt onderbouwen als gerichte vrijstelling of intermediaire kosten, en welke je het volgende jaar beter als loon belast. Dat moet je vooraf beslissen: een aanwijzing draai je achteraf niet terug.

Concernregeling

Heb je meerdere bv's, dan heeft elke werkgever in principe zijn eigen vrije ruimte. Met de concernregeling mag je de vrije ruimte voor het hele concern samen berekenen, over de opgetelde fiscale loonsom. Dat is handig als het ene bedrijf ruimte overhoudt en het andere tekortkomt.

• De moedermaatschappij moet voor minstens 95 % belang hebben in de dochters.
• Het lage percentage van 2 % geldt dan maar één keer, over de eerste € 400.000 van de gezamenlijke loonsom; over de rest geldt 1,18 %. Voor een concern met meerdere kleine bv's kan de gezamenlijke ruimte daardoor kleiner zijn dan de optelsom van de losse ruimtes.
• Je kiest er per kalenderjaar voor, en één concernonderdeel geeft een eventuele eindheffing voor het hele concern aan.

Reken beide varianten door voordat je kiest. Bij een overschrijding in maar één bv loont samenvoegen vaak, bij veel kleine bv's die elk binnen hun ruimte blijven meestal niet.

Veelgestelde vragen over de werkkostenregeling