Hoe de vrije ruimte wordt berekend
De vrije ruimte is het budget waarbinnen je als werkgever onbelast mag vergoeden en verstrekken. In 2026 is dat 2 % van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 en 1,18 % over het deel daarboven. Wat je meer onderbrengt dan dat budget, kost 80 % eindheffing.
- Fiscale loonsom bepalen
Tel het fiscale loon van alle werknemers over het kalenderjaar bij elkaar op. Dat is het loon na aftrek van bijvoorbeeld de eigen pensioenpremie en met bijtellingen, zoals het op de loonstaat staat.
- Vrije ruimte uitrekenen
Over de eerste € 400.000 geldt 2 %, dus maximaal € 8.000. Over het meerdere 1,18 %. Een loonsom van € 650.000 geeft € 8.000 + € 2.950 = € 10.950.
- Ondergebrachte posten optellen
Alles wat je hebt aangewezen als eindheffingsloon: kerstpakketten, een personeelsfeest, cadeaubonnen, een niet-onderbouwde vaste onkostenvergoeding, het deel van een vergoeding boven een vrijgesteld maximum.
- Toetsen en eventueel afrekenen
Blijf je eronder, dan is alles onbelast en vervalt de rest aan het eind van het jaar. Ga je erover, dan betaal je 80 % over het meerdere, in de loonaangifte over het eerste of tweede tijdvak van het volgende jaar.
Reiskosten tot € 0,25 per kilometer, de thuiswerkvergoeding tot € 2,45 per dag, cursussen, verhuiskosten en een noodzakelijke laptop of telefoon zijn gericht vrijgesteld en gaan niet van de vrije ruimte af. Tel je ze toch mee, dan lijkt de ruimte kleiner dan hij is. Alleen wat je bóven zo'n maximum vergoedt, kan in de vrije ruimte.
Gemiddeld per werknemer
Vul je het aantal werknemers in, dan zie je het gemiddelde bedrag per werknemer in de vrije ruimte. Dat is een eerste toets voor het gebruikelijkheidscriterium: tot € 2.400 per werknemer per jaar gaat de Belastingdienst ervan uit dat het gebruikelijk is. Het gemiddelde zegt niet alles: krijgt één persoon veel meer dan de rest, kijk dan naar wat díe werknemer ontvangt.
Wil je weten welke kosten in welk bakje vallen, lees dan het artikel over de werkkostenregeling 2026. Over de vergoedingen die buiten de vrije ruimte blijven: reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding. De eindheffing is een werkgeverslast; zie ook werkgeverslasten.
Zo doen wij dit
De vrije ruimte bijgehouden, het hele jaarWij rekenen de vrije ruimte over je werkelijke fiscale loonsom en tellen elke verloning bij wat er via de loonstrook in de vrije ruimte gaat, met een stand per maand. Geef ons door wat je buiten de loonstrook om geeft, zoals kerstpakketten of een personeelsfeest, dan zit dat ook in de toets. Ga je erover, dan geven wij de eindheffing aan in de aangifte over januari of februari.
Liever geen omkijken? Payflo is een loonadministratiekantoor uit Kampen en voert de volledige loonadministratie voor werkgevers en administratiekantoren. Dit doen wij dus voor je.
Mail ons over je loonadministratieVeelgestelde vragen
Wat is de fiscale loonsom?
Het fiscale loon (loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen) van al je werknemers samen over het kalenderjaar. Je vindt het als totaal van de kolom fiscaal loon op de loonstaat of het verzamelloonstaat-overzicht van je loonadministratie.
Welke vergoedingen vul ik in?
Alleen wat je als werkgever in de vrije ruimte onderbrengt: kerstpakketten, een personeelsfeest buiten de werkplek, cadeaubonnen, een niet-onderbouwde vaste onkostenvergoeding en het deel van een vergoeding boven een vrijgesteld maximum. Reiskosten tot 0,25 euro per kilometer, een thuiswerkvergoeding tot 2,45 euro per dag en andere gerichte vrijstellingen tel je niet mee.
Wat gebeurt er als ik de vrije ruimte overschrijd?
Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je 80 % eindheffing. Die geef je aan in de loonaangifte over het eerste of uiterlijk het tweede tijdvak van het volgende jaar, bij maandaangifte dus januari of februari.
Kan ik halverwege het jaar al rekenen?
Ja, als indicatie. Vul dan de verwachte fiscale loonsom over het hele jaar in en alles wat je tot nu toe hebt ondergebracht plus wat je nog van plan bent. De definitieve toets is die over het volledige kalenderjaar.
Hoe werkt het bij meerdere bv's?
Elke werkgever heeft een eigen vrije ruimte. Met de concernregeling mag je de ruimte over de gezamenlijke loonsom berekenen, maar dan geldt de 2 % maar één keer over de eerste 400.000 euro. Vul in dat geval de opgetelde loonsom en alle ondergebrachte posten van het concern in.
Worden mijn gegevens opgeslagen?
Nee. De berekening gebeurt volledig in je browser; er wordt niets naar een server gestuurd.
- Wet op de loonbelasting 1964, artikel 31a (vrije ruimte: 2 % tot € 400.000, 1,18 % daarboven, in 2026).
- Belastingdienst, Handboek Loonheffingen 2026 — werkkostenregeling, eindheffing van 80 % en gebruikelijkheidscriterium.
Uitkomsten zijn een indicatie; de toets over het volledige kalenderjaar is leidend. Parameters van belastingjaar 2026, bijgewerkt 15-10-2026.